Privacyverklaring KSA Ter Straeten

KSA Ter Straeten hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hieronder geven we heldere en transparante informatie over wat we met je gegevens doen. KSA Ter Straeten houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als KSA Ter Straeten zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor KSA Nationaal vzw. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die wij voor onze koepel opvragen.

Als je vragen hebt over de verwerking van je gegevens kan je contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

KSA Ter Straeten

Fazantenlaan z/n

bond@ksaterstraeten.be

KSA Nationaal vzw

Vooruitgangstraat 225

1030 Schaarbeek

info@ksa.be

Waarom verwerkt KSA Ter Straeten persoonsgegevens? Over welke gegevens gaat het?

Persoonsgegevens worden door KSA Ter Straeten verwerkt en gebruikt voor volgende verschillende doeleinden:

  • voor deelname aan onze activiteiten te organiseren; (Uitvoering overeenkomst)
  • om leden en ouders te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en algemene mails; (Uitvoering overeenkomst)
  • om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van onze leden, zowel op kamp als tijdens activiteiten; (Uitvoering overeenkomst)
  • voor het bekomen van subsidiëring door de overheid; (Wettelijke verplichting)
  • voor archiefdoeleinden (Gerechtvaardigd belang)

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
  • Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, dieetvereisten
  • Beeldmateriaal
  • Gegevens eigen aan onze werking: lidnummer, leeftijdsgroep, deelname aan activiteiten, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
  • Medische gegevens: aandoeningen of allergieën waar we rekening mee moeten houden, bijzondere aandachtspunten

Persoonsgegevens worden ook door KSA Nationaal vzw verwerkt en gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • om je aan te sluiten bij onze jeugdbeweging en je te verzekeren; (Uitvoering overeenkomst)
  • om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze groepsoverschrijdende activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en het leden- en leidingstijdschrift; (Uitvoering overeenkomst)
  • voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (Wettelijke verplichting-
  • voor archiefdoeleinden (Gerechtvaardigd belang)

Geef je mijn gegevens door aan derden?

We kunnen bepaalde gegevens doorgeven aan de lokale overheid binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement. 

Daarnaast kunnen we de gegevens die je aan ons bezorgt doorgeven aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Om adequaat te kunnen handelen bij een ongeval en om de nodige (medische) zorgen te voorzien worden kritische medische gegevens, door een daarvoor aangestelde verantwoordelijke, gedeeld met de nodige medische instellingen.

Met die partijen maken wij daarover uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.Wij geven je gegevens niet door voor commerciële doeleinden.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Wij bewaren je persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de doeleinden van

de privacyverklaring, tenzij er een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. Zo worden alle programma’s die we gebruiken om gegevens op te slaan en te verwerken beschermd en zijn onze medewerkers ingelicht over het belang van de bescherming van

persoonsgegevens.

Specifieke medische gegevens opgevraagd via de medische fische bij het inschrijven voor een winter- of zomerkamp worden na het verblijf meteen vernietigd. Het inschrijvingsformulier krijgt ieder jaar een update en worden dus slechts gedurende één werkjaar bewaard. Wanneer geen herinschrijving plaatvindt worden deze gegevens ook uit de digitale gegegevensbestanden verwijderd.

Zijn mijn gegevens goed beveiligd?

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Onze hele leidingsgroep is ingelicht over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en houdt zich aan de afspraken die we hier omtrent maakten. 

-       Zo is ons digitaal ledenbestand Digit enkel toegankelijk via een persoonlijke login. Iedereen met dergelijke login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.

-       Persoonlijke gegevens worden niet lokaal bewaard op persoonlijke apparaten

-       Beeldmateriaal wordt centraal verzameld en beheerd. 

Wat zijn mijn rechten rond mijn gegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen. Als lid van KSA kan je bijvoorbeeld zelf je gegevens in Digit inkijken en aanpassen. Wil je je rechten uitoefenen, dan staat hierboven hoe je contact met ons kan opnemen.

Wat als ik vragen heb?

Heb je een vraag over de verwerking van je gegevens, neem gerust contact op met ons of met KSA Nationaal vzw. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.We hopen echter dat het zo ver niet moet komen en dat eventuele problemen eerst binnen KSA besproken en opgelost kunnen worden.

Slotopmerkingen

KSA Ter Straeten kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Grondige wijzigingen zullen we steeds aankondigen via e-mail, aankondiging op onze website en via schriftelijke communicatie uitgegeven op activiteiten. Onderaan dit document vermelden we wanneer de verklaring het laatst werd aangepast.

Versie 1.0, laatst gewijzigd op 25 augustus 2018